Как происходит прием и перевод сотрудника на удаленную работу: особенности оформления

Юлия Равковская

Главный редактор

Сегодня с удаленной работой сталкивается все больше людей: начиная с 2015 года растет число таких работников, причем исследования показывают, что к 2028 году 73% всех отделов компаний будут иметь удаленных сотрудников.

В статье разбираемся, что такое дистанционная работа, как перевести сотрудника на удаленный формат, соблюдая все требования законодательства, и какие трудовые гарантии полагаются такому работнику.

Что такое дистанционная работа

Дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет» (ТК РФ Статья 312.1. Общие положения).

Такая работа возможна как в постоянном, так и во временном формате. Например, нередко в штате компании есть бухгалтер, который работает полностью в дистанционном формате и не имеет своего места в офисе. Если, к примеру, часть коллектива переведут на дистанционный формат работы на несколько месяцев или на год по причине ремонта в офисе или переезда организации в другой город — в этом случае дистанционный формат работы будет считаться временным, а не постоянным.

Преимущества

Дистанционная работа имеет ряд преимуществ как для работодателей, так и для сотрудников, поэтому компании активно используют этот вид трудоустройства для расширения штата и удержания действующих членов коллектива организации (например, предлагая больше возможностей для комфортного графика).

Вот некоторые из преимуществ для работника, который выполняет свои функции на дистанционке:

1. Гибкий график. Удаленная работа позволяет сотрудникам самостоятельно распределить периоды выполнения задач и работать в удобное для них время, что повышает производительность.
2. Экономия времени и денег. Без необходимости тратить время на поездки до офиса, сотрудники могут сэкономить на транспортных расходах.
3. Больше возможностей для трудоустройства. Дистанционная работа позволяет работать из любой точки мира, что увеличивает количество компаний, в которых можно работать, шансы на трудоустройство и открывает новые возможности для карьерного роста.
4. Увеличение производительности. Для многих сотрудников работа из дома оказывается более комфортной и менее отвлекающей, что способствует повышению производительности.
5. Больше времени на личную жизнь. Дистанционная работа позволяет совмещать работу и личные дела, так как сотрудники могут больше времени уделять семье и домашнему быту.
6. Отдых. За счет экономии времени на дорогу и сборы в графике стандартной офисной работы дистанционные работники, напротив, могут позволить себе больше времени на полноценный сон, что в перспективе положительно влияет на их производительность, ресурсность и чувство удовольствия от труда, ведь чем меньше усталости — тем легче и быстрее выполняется работа.

Институт статистических исследований и экономики знаний (ИСИЭЗ) НИУ ВШЭ провел исследование среди 4 000 организаций из 10 отраслей экономики и представил результаты Мониторинга цифровой трансформации бизнеса, включая перевод сотрудников на дистанционную и гибридную работу.

• Дистанционный режим занятости используют свыше половины обследованных организаций. Чем крупнее компания, тем чаще практикуется удаленный формат работы.
• Удаленная работа в большей степени характерна для телекома, ИТ-отрасли и финансовой сферы. В отраслях, где работа большинства сотрудников связана с управлением машинами, оборудованием и другими производственными активами (энергетике, ЖКХ, сельском хозяйстве и др.), дистанционный формат ожидаемо распространен в меньшей степени.
• Сотрудники работают в гибридном режиме (удаленно один или несколько раз в неделю) чаще, чем полностью в дистанционном формате.
• Местонахождение дистанционных работников не имеет значения только для трети работодателей. Чаще всего устанавливается требование работы на территории России.
• Требование работы на территории России наиболее характерна для финансовой сферы, энергетики, телекома и ИТ-отрасли — областей, в которых работа связана с персональными данными или критической информационной инфраструктурой.
• Более 60% опрошенных руководителей организаций отметили положительный эффект от возможности привлечения дистанционных сотрудников из других регионов России и зарубежных стран, треть — от привлечения кадров к проектным работам через цифровые платформы.

Источник: ИСИЭЗ НИУ ВШЭ 

Как оформить

• трудовым договором (когда компания сразу принимает нового сотрудника на удаленный формат работы);
• дополнительным соглашением к трудовому договору (обычно так делают, когда сотрудник ранее работал в офисе в штате, а потом организация перевела его на удаленный формат);
• приказом о переводе (приказ составляется в свободной форме, так как унифицированного шаблона нет).

Если при переводе на дистанционную работу меняется только местонахождение работника, но прежними остаются должность и оплата труда, достаточно оформить приказ в произвольной форме, где будут указаны суть вносимого изменения (перевод на дистант), дата начала работы в новом формате и документы, послужившие основанием для этого (например, заявление работника или приказ государственного ведомства).

Принимая нового сотрудника на работу, с ним нужно заключить трудовой договор и обсудить режим рабочего времени, при котором он должен быть на связи (отвечать на рабочие сообщения), норму часов или объем задач, а также основные обязанности и требования. 

Согласно статье 312.6 ТК РФ «Особенности организации труда дистанционных работников», работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. 

При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 312.6 ТК РФ).

Подытожим: если работодатель не предоставляет оборудование для выполнения рабочих задач, работнику полагается компенсация за использование своей техники. 

Работа из-за границы

Если работник уехал из страны и работает из-за границы, лучше его оформить по договору ГПХ. 

Несмотря на то, что в другой стране не работает российское законодательство, с таким сотрудником допустима работа по гражданско-правовому договору. Подробнее об этом можно почитать в письме Минтруда России от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245.

Что прописать в допсоглашении

Чтобы перевести штатного работника на постоянный или временный дистанционный формат работы, можно заключить дополнительное  соглашение, где нужно прописать:

1. Добавление в трудовой договор пунктов: характер работы: дистанционная; место работы работник определяет самостоятельно.
2. Если дистанционная работа носит временный характер, в допсоглашении следует прописать режим выходов в офис или порядок вызова сотрудника.
3. Правила предоставления отпуска постоянному дистанционному работнику. Отдых временно переведенного на удаленку предоставляется в порядке норм ТК РФ (статья 312.4 ТК РФ). 
4. Правила внутреннего трудового распорядка компании распространяются на дистанционного работника в части, не противоречащей ранее заключенному с работником трудовому договору.
5. Компенсации за использование удаленным работником собственных ПО, оборудования и иных средств, необходимых для работы.
6. Остальные условия трудового договора, не перечисленные в дополнительном соглашении, не меняются (сохраняются прежними).
7. С какой даты будет действовать дополнительное соглашение (период дистанционной работы).

Составьте и подпишите допсоглашение в 2-х экземплярах, один из документов отдайте на руки работнику.

Трудовые гарантии работника

При дистанционном формате работы сохраняются обычные трудовые гарантии, то есть отличий со штатным расписанием и работой из офиса здесь нет. Удаленщик также получает зарплату 2 раза в месяц, имеет отпуск 28 дней и может уходить на больничный. Работодатель платит за работника страховые взносы и налоги. 

Обратите внимание, что удаленка не освобождает от необходимости выплачивать северные надбавки. Если сотрудник работает удаленно из города, где, к примеру, работникам положена северная надбавка, работодатель обязан будет доплатить их, даже если  сама организация находится в другом месте, где такой надбавки нет.

Если сотрудник из региона с особыми условиями климата оформлен там и не получает доплат, он может обратиться в суд и потребовать компенсацию. Если компания не платит региональные коэффициенты и надбавки, она может попасть под штраф.

Работодатель обязан не только обеспечить обязательное социальное страхование удаленщиков от несчастных случаев (НС) и профзаболеваний, но и расследовать их. Почему это важно? Материалы расследования являются основанием для выплаты страховых пособий. Об этом подробнее написано в письме Роструда от 21.02.2022 № ПГ/03162-6-1.

Согласно статье 312.3 ТК РФ «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя», для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов по почте заказным письмом с уведомлением либо представляет работодателю сведения о серии и номере листка нетрудоспособности, сформированного медицинской организацией в форме ЭДО.

Основные вопросы

Ответ ГИТ:

Работодатель вправе заключить с работником, который будет работать в дистанционном режиме, дополнительное соглашения к ранее заключенному трудовому договору, перезаключать трудовой договор не нужно.

Правовое обоснование:

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме (ч. 1 ст. 72 ТК РФ).

Ответ ГИТ:

Рекомендуется осуществлять переход на удаленную работу всех работников, для которых существуют такие технические возможности. В первую очередь — беременных женщин, родителей с малолетними детьми, инвалидов. Вопрос о переходе на удалённую работу должен решаться с учетом задач, которые возложены на работника, и возможности их выполнять удаленно. Работодателю необходимо оценить технические возможности организации такой работы как со стороны работодателя, так и со стороны работника.

Для организации режима удаленной работы работодателю необходимо определить списки работников, переходящих на удаленную работу на дому, и порядок организации работы. Порядок организации работы подразумевает под собой график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому.

Также необходимо издать приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции) переходе сотрудников на удаленную работу на дому и ознакомить с ним работников.

Заработная плата при удаленной занятости при сохранении должностных обязанностей, которые возложены на сотрудника, должна остаться без изменений.

Кроме того, ТК РФ предусмотрена возможность заключения трудового договора о дистанционной работе с работниками, которые используют для выполнения своей трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационные сети общего пользования (Интернет). Такой трудовой договор отличается от обычного, поскольку содержит ряд дополнительных условий.

Для перехода сотрудника на дистанционную работу нужно заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Дистанционная работа предусматривает взаимодействие путем обмена электронными документами, где используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.