Author Photo
Медиа «Проводник»

Редакция онлайн-журнала

Удаленный формат работы стал особенно популярен в период пандемии, но после ее завершения многие компании по всему миру начали возвращать сотрудников в офисы. Однако в России ситуация развивается иначе: 48% работодателей продолжают предлагать возможность удаленной работы. Для многих компаний это стало эффективным способом борьбы с кадровым голодом. Современные специалисты ценят гибкость и предпочитают тех работодателей, которые ориентируются на результаты труда, а не на время, проведенное в офисе.

Редакция «Проводника» выяснила, как не потерять контакт с сотрудниками на удаленке, какие инструменты для организации работы использовать, а также каким образом контролировать эффективность выполнения задач.

Как выстроить процессы при удаленном формате работе

Организация удаленной работы начинается с понимания ключевых моментов: как сотрудники будут взаимодействовать друг с другом, как осуществлять контроль за их работой и какие инструменты использовать для координации задач. Важно создать условия, при которых каждый работник сможет продуктивно трудиться, а компания — достигать поставленных целей.

Выбираем сервис для передачи и хранения данных

Основные задачи таких сервисов —  безопасное хранение данных, быстрый доступ к ним и возможность совместной работы. При удаленном формате работы сотрудники могут находиться в разных уголках мира, поэтому важно обеспечить доступ к файлам для всех участников проекта. Такие решения представляют собой единую платформу для хранения файлов с возможностью назначения прав доступа. Это защищает корпоративную информацию от несанкционированного использования.

Примеры таких сервисов:

  • Яндекс.Диск — один из наиболее известных российских облачных сервисов. Он предлагает пользователям хранение данных, возможность совместной работы над документами и синхронизацию файлов между устройствами. Яндекс.Диск интегрирован с другими сервисами Яндекса, что делает его удобным для бизнеса, особенно при использовании экосистемы Яндекса.
  • Mail.ru Cloud Solutions — поддерживает совместную работу с файлами, предоставляет инструменты для интеграции с другими корпоративными сервисами и обеспечивает высокий уровень безопасности данных.
  • МойОфис Облако — российская альтернатива Google Workspace и Microsoft 365. Сервис предлагает облачное хранилище данных, текстовые редакторы, электронные таблицы и другие инструменты для совместной работы. 

Выстраиваем коммуникации

Без четко налаженной связи между сотрудниками могут возникнуть недопонимания, задержки в выполнении задач и снижение общей продуктивности команды. Помимо коммуникации по рабочим вопросам, важно поддерживать эмоциональную связь и вовлеченность среди всех членов команды:

  • Регулярные видеосозвоны. Ежедневные или еженедельные встречи помогают команде оставаться на одной волне и оперативно решать текущие вопросы. Такие встречи могут включать обсуждение задач, распределение обязанностей и планирование. 
  • Встречи 1-1 с руководителем. Эти встречи помогают создать личный контакт между сотрудником и руководителем, что особенно важно при работе на расстоянии, когда отсутствует возможность личного общения в офисе. На 1-1 встречах сотрудник может открыто обсудить сложности, с которыми сталкивается — будь то профессиональные или личные. Практика помогает руководителю лучше понимать свою команды и своевременно предлагать поддержку.
  • «Случайный кофе». Так называют неформальные встречи, где сотрудники могут лучше познакомиться и узнать о жизни друг друга вне работы. При удаленной работе сложнее налаживать связь, поэтому такие встречи очень важны.
  • Чат-каналы для быстрой связи. Использование текстовых мессенджеров, таких как Битрикс24 или Mattermost, помогает быстро решать вопросы и быть на связи в любое время. Можно создавать открытые и закрытые чаты, делиться файлами, формировать обсуждения. Такие сервисы обладают более удобным и широким функционалом, по сравнению с привычными мессенджерами для личного общения (Telegram, Whatsapp).
  • Фиксированные процессы и правила общения. Важно заранее договориться о правилах общения — когда и как лучше выходить на связь, в каких случаях использовать чаты, а в каких — видеозвонки. Это поможет избежать хаотичного взаимодействия и позволит всем сотрудникам лучше планировать свое рабочее время.

Налаженный процесс коммуникации —- одно из основных условий успешной работы на удаленке. Создавая условия для комфортного общения между членами команды, можно повышать продуктивность и поддерживать здоровую атмосферу в коллективе, несмотря на физическую дистанцию.

Выбираем сервис для постановки задач и совместных брейнштормов

С помощью таких сервисов можно отслеживать прогресс по задачам, устанавливать приоритеты и предоставлять доступ к информации всем участникам проекта. Если компания большая, может понадобиться сразу несколько инструментов. Выбор сервиса зависит от специфики работы каждой из команд. 

Такие решения предлагают как российские, так и международные сервисы. Среди российских платформ самыми популярными являются Bitrix24 и Weeek. Сервисы позволяют ставить задачи, создавать канбан-доски, устанавливать напоминания и уведомления. 

Среди международных сервисов популярностью пользуется Todoist и Trello. Todoist отличается интуитивно понятным интерфейсом, а также возможностью интеграции с другими приложениями.  Trello основан на методологии Kanban и позволяет визуально организовывать задачи с помощью карточек и досок, что помогает командам видеть весь процесс работы на одном экране.

Помимо постановки задач, команде важно иметь возможность обсудить процессы, внести заметки, дать комментарии, обратную связь или визуализировать данные. Для этого также можно использовать специальные инструменты:

  • BoardMix — интерактивная доска для совместной работы, позволяющая командам визуализировать идеи и проекты, создавать стикеры, делать заметки и обсуждать их в реальном времени.
  • Younote — инструмент для создания заметок и совместного редактирования документов. Позволяет командам вести записи, структурировать информацию, делиться ею с участниками, а также создавать базы знаний.
  • Google Документы — популярный облачный сервис, который дает возможность нескольким пользователям одновременно редактировать документы, оставлять комментарии и вести обсуждения. Подходит для совместной работы над текстами и отчетами.

Как выстроить систему контроля на удаленке

Когда сотрудник работает удаленно, всегда есть соблазн отвлечься на домашние дела или отдохнуть чуть дольше, чем установлено обедом. Для того чтобы избежать такой ситуации, некоторые работодатели используют системы тайм-трекинга. Они фиксируют активность сотрудника по нескольким параметрам: начало и конец рабочего дня, посещение сайтов, использование программ, количество кликов, геолокация и так далее. Однако такой подход провоцирует развитие микроменеджмента — между компанией и сотрудником теряется доверие, а работа вызывает у персонала больше стресса. При выборе методов контроля важно сохранять баланс между отслеживанием рабочего процесса и свободой сотрудника. Все чаще крупные компании транслируют соискателям мысль о том, что им важнее не количество часов, проведенных за ноутбуком, а результаты работы.

Среди самых популярных способов и инструментов, которые используют работодатели для контроля рабочих процессов, можно выделить:

  • Четкие рабочие часы: важно договориться с каждым удаленным коллегой о том, во сколько начинается и заканчивается его рабочий день. Эта информация вносится в общий календарь, чтобы все могли ориентироваться на график друг друга. Такой подход помогает избежать недоразумений и улучшить планирование совместных задач.
  • Минимизация отчетности: вместо ежедневных отчетов важно сместить акцент на четкую постановку задач с конкретными дедлайнами, которые фиксируются в специальных трекерах. Чтобы избежать лишней бюрократии, устанавливаются правила, как и когда сотрудники будут отчитываться о прогрессе.
  • Отслеживание продуктивности: если у сотрудника начала снижаться эффективность работы, важно выяснить причину. Возможно, сотрудник перегружен и не справляется с объемом задач, или же ему сложно организовать день дома. В таком случае стоит обсудить возможность возвращения в офис или аренды коворкинга.
  • Проведение оценки: чтобы оценить эффективность работы, а также атмосферу в команде, можно использовать метод 360. Это система оценки сотрудников, в которой обратную связь о работе человека дают не только его руководители, но и коллеги, подчиненные, в некоторых случаях, даже сами клиенты. При удаленном формате работы метод 360 может быть особенно полезен, так как он позволяет более комплексно оценивать сотрудника в условиях, где прямой контакт с коллегами и руководством ограничен.
  • Общее информационное поле: часто причиной снижения продуктивности на удаленке бывает дефицит информации. Важно рассказывать коллегам о всех изменениях в команде и компании, чтобы они были в курсе и чувствовали свою значимость.
  • Сбор обратной связи: при удаленном формате работы сотрудники могут чувствовать, что их мнение не учитывается руководством. Важно периодически проводить опросы, чтобы узнавать мнение персонала о рабочем процессе, атмосфере в команде и возможных улучшениях. Это позволяет своевременно выявлять проблемы.

Помимо контроля, важно также напоминать сотрудникам о важности баланса между работой и личной жизнью. При удаленном формате работы эта грань часто стирается и происходит обратная ситуация — сотрудник уделяет рабочим задачам слишком много времени, забывая об отдыхе. Важно поощрять сотрудников делать перерывы и отключаться от работы в нерабочие часы. Это поможет избежать выгорания и поддерживать высокую продуктивность в долгосрочной перспективе.