Работа с внештатными сотрудниками – это удобный и часто экономически выгодный способ привлечения специалистов к выполнению различных задач. Однако, чтобы избежать проблем с налоговыми органами и трудовой инспекцией, крайне важно соблюдать определенные правила, которые четко разграничивают гражданско-правовые и трудовые отношения. Неправильное оформление сотрудничества может привести к серьезным финансовым и административным санкциям для заказчика, поскольку налоговая и ГИТ может квалифицировать отношения с внештатником как трудовые. Это повлечет за собой необходимость выплаты налогов и страховых взносов, которых можно было избежать при правильном оформлении договора ГПХ.
Как замотивировать к работе внештатника?
При сотрудничестве с внештатным работником рабочим и действенным методом является его мотивирование к успешной работе. Это не прямой способ контроля, но он увеличивает шансы, что внештатный исполнитель правильно, квалифицированно качественно и в согласованный срок выполнит все поставленные задачи. Меры мотивации можно указать в договоре или в техническом задании, которое направляется исполнителю.
Самыми действенными формами мотиваций, которые чаще всего применяются при сотрудничестве с внештатным исполнителем являются:
1. Дисциплинарная. В договоре прописывается ответственность за допущенные нарушения. Можно указать ненадлежащее качество исполнения задач, превышение сроков выполняемой работы, большое количество ошибок, несогласованная с заказчиком передача выполнения работы третьему лицу или сервису искусственного интеллекта. При наступлении и фиксации нарушений в договоре указываются возможные санкции: возмещение убытков заказчика, уплаты неустойки, досрочное расторжение трудового договора и др.
Неустойка — заблаговременно установленная и согласованная сумма, которую исполнитель обязан уплатить заказчику при допущении нарушений. При этом, при выставлении неустойки не требуется доказательств (ст. 330 ГК РФ). Другая история с возмещением убытков. Это компенсация прямого и реального ущерба в виде расходов на исправление нарушений или упущенная прибыль, то есть доходы, которые могли бы быть получены заказчиком, если бы исполнитель не нарушил своих обязательств. Взыскание убытков будет правомерным при доказательстве факта их существования и причинно-следственной связи с нарушениями, допущенными исполнителем (ст. 15 ГК РФ).
2. Поощрительная. В договоре можно указать поощрительные меры, если внештатник выполнит свою работу, например раньше срока или без ошибок и недочетов. Для этого в документе прописывают повышающий коэффициент или дополнительный процент при оплате выполненной работы. В поощрительной мотивации главное не указывать тех мер, которые заказчик не сможет применить. По большей части это относится к финансовой стороне вопроса.
Безопасное сотрудничество с внештатным работником
При сотрудничестве с внешними исполнителями заказчику необходимо обезопасить себя от возможных претензий со стороны надзорных органов, в частности налоговой и трудовой инспекций. Некоторые позиции сотрудничества нужно указать в договоре.
- Детальное описание результата в договоре. Документ ГПХ должен четко определять ожидаемый результат работы. Он должен быть измеримым, конкретным и достижимым. Необходимо прописать все критерии оценки качества работы, сроки выполнения и порядок приемки. Чем подробней описан результат, тем меньше риск недопонимания и споров. Прописывайте все необходимые детали, включая форматы сдачи работы, требуемые файлы и документацию.
- Разделение проекта на этапы. Крупные проекты целесообразно разделить на несколько этапов с промежуточной сдачей работ. Это позволяет внести коррективы на каждом этапе, уточнить требования и оценить качество выполненной работы до завершения всего проекта. Каждый этап должен иметь свой четко определенный результат и сроки выполнения. Это позволяет более эффективно контролировать процесс и минимизировать риски. Промежуточные этапы помогают избежать ситуаций, когда на завершающем этапе выявляются серьезные несоответствия заявленным требованиям.
- Подпись акта оказанных услуг. После исполнения задачи важным шагом является подпись акта выполненных работ или оказанных услуг с исполнителем. В этот документ фиксируются измеримые итоги работ и нарушения, которые были допущены. Если качество услуг или работы не соответствует согласованным в задании или договоре требованиям, акт можно не визировать и выставить требование на устранение недочетов в согласованные сроки, если такое условие прописано в договоре. Также некачественное оказание услуг можно компенсировать неполной выплатой вознаграждения.
Указанные меры делают работу с исполнителем безопасной и не создают рисков для признания договорных отношений трудовыми.
Запреты при работе с внешним исполнителем
Налоговая и трудовая инспекция может заинтересоваться квалификацией отношений между исполнителем и заказчиком, если возникнет конфликт сторон и один из них обратится с жалобой в надзорный орган. Поэтому, стоит предусмотреть некоторые моменты при сотрудничестве с внешним исполнителем.
- Назначение непосредственного руководителя и контроля процесса
Назначение руководителя, который будет контролировать каждый шаг внештатного сотрудника, напоминает подчинение в трудовых отношениях. Заказчик не должен назначать начальника, который будет требовать ежедневные отчеты, контролировать выполнение задач по часам и задавать детальный порядок действий. Внештатник – это независимый специалист, он сам решает, как достичь результата, применяя собственный опыт и методы работы. Задача заказчика – определить конечный результат и оценить его качество, а не контролировать каждый этап процесса. Вместо постоянного микроменеджмента следует фокусироваться на четкой постановке задачи и критериях оценки результата. Этот запрет не нужно приравнивать к указанию в договоре промежуточных отчетов по выполняемой работе.
- Работа в офиса заказчика
Обязательная работа в офисе заказчика – яркий признак трудовых отношений. Внештатный сотрудник должен иметь возможность выполнять свою работу удаленно, в удобном для него месте. Исключение составляют ситуации, когда это объективно необходимо, например, когда бригада ремонтников выполняет работы непосредственно в локации заказчика. Но и в этом случае важно четко обозначить временные рамки и задачу, избегая постоянного присутствия на территории заказчика.
Наличие жесткого графика. Установление строгого графика работы, требование присутствия онлайн в определенное время – это прямое нарушение принципов гражданско-правовых отношений. Внештатник должен сам определять свой рабочий график, в зависимости от своих возможностей и удобства. Заказчик должен быть заинтересован только в своевременном получении результата, а не в отслеживании рабочего времени исполнителя.
- Максимизация контактов
Частые совещания, ежедневные созвоны, регулярные отчеты – все это может быть расценено налоговой как контроль и управление, характерные для трудовых отношений. Коммуникация должна быть минимальной и целенаправленной. Обсуждение задачи, промежуточные итоги и приемка работы – вот основные поводы для контакта.
- Введение дисциплинарной ответственности
Применение любых видов дисциплинарных взысканий неприемлемо в отношениях с внешними исполнителями. У них нет корпоративной дисциплины, их ответственность определяется только условиями договора ГПХ и качеством выполненной работы. Любые попытки установить дисциплинарную ответственность немедленно поставят под сомнение гражданско-правовой характер взаимоотношений между исполнителем и заказчиком.
Работа с внештатным работником — это выгодный инструмент, требующий внимательного и осторожного подхода. Строгое соблюдение правил оформления договоров и взаимоотношений — гарантия безопасности и избежания проблем с налоговыми органами. В случае сомнений лучше проконсультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом и налоговом праве.
комментарий