С ростом популярности удаленной работы все больше компаний переходят к модели гибридного или полностью удаленного рабочего процесса. Удаленный формат работы — очень удобная форма трудовых отношений. Отсутствие работника на территории организации физически упрощает работодателю работу в рамках трудовых отношений, как минимум — меньше обязанностей. При этом, важно правильно принять удаленщика на работу и расторгнуть с ним трудовой договор, когда придет время. В статье рассмотрим, как правильно оформить удаленного сотрудника, а также какие особенности нужно учитывать при его увольнении.
Особенности трудовых отношений с дистанционным работником
Экономическая целесообразность перехода на удаленный формат работы для работодателей очевидна: значительная оптимизация расходов становится главным аргументом. Экономия затрагивает множество статей бюджета. Прежде всего это снижение расходов:
- на аренду офисных помещений;
- коммунальные услуги (отопление, электричество, водоснабжение);
- офисную технику и канцелярские принадлежности.
Значительно уменьшаются и представительские расходы, связанные с проведением корпоративных мероприятий и встреч. Все это делает удаленную работу привлекательной для многих компаний, особенно для стартапов, часто обладающих ограниченным бюджетом. Однако перевод сотрудников на удаленку не лишен сложностей, основные из которых связаны с правовым оформлением трудовых отношений и организацией эффективного взаимодействия с удаленными сотрудниками.
Главный вопрос, который встает перед работодателями, — как правильно оформить трудовые отношения с дистанционными работниками. Законодательство Российской Федерации (статья 312.1 Трудового кодекса РФ) определяет дистанционную работу как выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиалов или представительств, вне стационарного рабочего места, используя интернет. Это ключевое определение, на котором строятся все дальнейшие правовые отношения.
Важно понимать, что дистанционная работа не является синонимом фриланса или самозанятости. В случае дистанционной работы заключается трудовой договор, предусматривающий все права и обязанности, характерные для стандартных трудовых отношений, включая гарантии социальной защиты, оплату больничных листов и отпусков.
оформление больничных листов.
порядок предоставления отпусков (ежегодных, по уходу за детьми и т. д.).
участие в системе пенсионного и медицинского страхования.
Если сотрудник работает удаленно, важно помнить, что его права на отпуск и больничные не изменяются, несмотря на формат работы.
Ключевые особенности оформления дистанционной работы закрепляются в трудовом договоре. В нём должно быть четко прописано место выполнения работы (обычно указывается место жительства сотрудника), график работы, порядок взаимодействия с работодателем, способы обмена информацией и особенности контроля за выполнением трудовой функции.
Особое внимание уделяется способам обмена документацией, включая электронный документооборот (ЭДО). В идеале, всё взаимодействие: от ознакомления с приказами и инструкциями до подписания отчетности должно осуществляться через защищенные каналы ЭДО, обеспечивающие конфиденциальность и юридическую силу документов.
Процесс ознакомления сотрудника с кадровыми документами также должен быть надлежащим образом задокументирован. Внесение сведений о дистанционной работе в трудовую книжку осуществляется по соглашению сторон, хотя в современных условиях этот аспект уже не так актуален в связи с переходом на электронные трудовые книжки.
Также необходимо закрепить порядок и сроки отчетности по выполненной работе в трудовом договоре, учитывая специфику дистанционной деятельности. В случаях острой необходимости работодатель имеет право пригласить дистанционного работника на стационарное рабочее место, однако это должно быть оформлено надлежащим образом.
Выбор подхода к оформлению трудовых отношений с дистанционными работниками зависит от характера задач и планируемого срока сотрудничества. Для долгосрочного сотрудничества необходимо заключить полноценный трудовой договор, в котором прописаны все условия работы. Для краткосрочных проектов можно рассмотреть возможность использования гражданско-правовых договоров, например договора подряда. Однако при этом нужно тщательно продумать механизмы контроля качества работы и защиты интересов как работодателя, так и исполнителя. Независимо от выбранной формы сотрудничества, важно обеспечить юридическую безопасность и прозрачность всех процессов. Регулярное проведение инструктажей по охране труда, защите персональных данных и прочим важным аспектам — необходимое условие эффективной и безопасной работы в удаленном режиме.
Правильно оформленные трудовые отношения — залог успешной и взаимовыгодной работы как для работодателя, так и для удаленного сотрудника. При этом не следует забывать о важности регулярной обратной связи, чтобы обеспечить высокое качество работы и поддерживать продуктивное взаимодействие в команде.
Порядок оформления трудовых отношений с удаленным работником
Порядок выглядит следующим образом:
Шаг 1. Запрос необходимых документов
Комплект документов, которые требуются при приеме на работу, названы в ст. 65 ТК РФ. К ним относятся паспорт, трудовая книжка, СНИЛС и т.д. Если работник находится в одном городе с работодателем, то он может предъявить эти документы лично. Но если он живет в другом городе, то документы могут быть высланы в электронном виде.
Шаг 2. Ознакомление сотрудника с ЛНА
Независимо от того, что сотрудник будет работать дистанционно, работодатель должен ознакомить его с внутренними документами компании — ЛНА, которые касаются его работы. Это коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка и др. Это можно сделать посредством ЭДО.
Шаг 3. Оформление трудового договора
Это самый ответственный этап, поскольку в трудовом договоре с дистанционным сотрудником нужно учесть различные нюансы: место выполнения трудовой функции, порядок отчетности перед работодателем, рабочий график, способы связи с коллегами и т.д.
Это важно, так как некоторые работники считают, что удаленная работа — это полная свобода, особенно в плане рабочего времени и отдыха. Свободный график может быть установлен, но только если работодатель также с этим согласен. Отдельно в трудовом договоре следует акцентировать внимание на форме ознакомления работника с рабочими документами и сроке подтверждения получения электронных документов. Для заключения трудового договора в электронном виде работодателю и работнику потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.
Расторжение трудового договора с дистанционным работником
Расторжение трудового договора с удаленным сотрудником по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором. Они могут ничем не отличаться от тех, что распространяются на работников, выполняющих трудовые функции на территории работодателя. Но есть особенные причины, подходящие только для удаленщиков, они обозначены в ст. 312.8 ТК РФ:
- если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней;
- в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.
Увольнение дистанционного сотрудника осуществляется по стандартному алгоритму. Необходимый для процедуры документ — приказ на увольнение. Документ направляется работнику в день увольнения электронно, а бумажная копия отсылается заказным письмом в течение трех рабочих дней со дня издания приказа.
комментарий